Verfahrensdokumentation (VD)
Die Pflicht zur Erstellung einer VD gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe, Rechtsform oder Branche.
Hauptziel einer VD ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung durch die Finanzverwaltung. Einem Sachverständigen Dritten, insbesondere einem Betriebsprüfer, soll es damit vereinfacht werden, in angemessener Zeit die zusammenhängenden Prozesse im Unternehmen besser nachvollziehen und prüfen zu können.
Die Finanzverwaltung hat das Vorliegen von VD als weiteren eigenständigen Prüfungsschwerpunkt festgelegt. Die Betriebsprüfer sind verpflichtet gewisse Prüfungshandlungen durchzuführen und damit auch relevante Unterlagen wie die VD anzufordern.
Eine VD besteht aus folgenden Komponenten:
1. Allgemeine Beschreibung:
Die allgemeine Beschreibung informiert über die Rahmendaten des Unternehmens und beschreibt die allgemeine Organisation.
2. Anwenderdokumentation:
Die Anwenderdokumentation umfasst Organisations- und Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher, Programm- und Schnittstellenbeschreibungen sowie Prozessdokumentationen zu Geschäftsprozessen und datenverarbeitenden Systemen. Es müssen alle Informationen enthalten sein, die für eine sachgerechte Bedienung eines datenverarbeitenden Verfahrens notwendig sind.
3. Technische Systemdokumentation:
Die technische Systemdokumentation ist eine Systemdarstellung in der dargelegt wird, welche Soft & Hardware im Unternehmen zum Einsatz kommt. Darüber hinaus umfasst dieser Teil der Verfahrensdokumentation auch Informationen zum Datenschutz, zur Datensicherheit, zum Dokumentenmanagement und beschreibt vorhandene Datenzugriffsmöglichkeiten durch den Betriebsprüfer.
4. Betriebsdokumentation:
Die Betriebsdokumentation dient zur Dokumentation der ordnungsgemäßen Anwendung der datenverarbeitenden Verfahren. Inhaltlich ist neben der Beschreibung des Berechtigungsverfahrens das Datensicherungsverfahren sowie die Datenintegrität von Bedeutung.
5. Internes Kontrollsystem (IKS):
Das IKS umfasst organisatorische und technische Regelungen zur Sicherung der Prozessqualität und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Insbesondere die Rollenverteilung von Mitarbeitern innerhalb der Prozesse und deren Verantwortlichkeiten werden hier definiert.
Wenn im Falle einer Betriebsprüfung die Beweiskraft der Buchführung entfällt, und keine VD vorgelegt werden kann, zieht dies eine Schätzungsbefugnis des Finanzamtes nach sich. Das Finanzamt ist gesetzlich legitimiert, die Buchführung in solchen Fällen für steuerliche Zwecke zu verwerfen. Hierbei drohen Hinzuschätzungen des Umsatzes und damit verbundene Steuernachzahlungen.
Wichtig zu erwähnen ist, dass sofern eine fehlende oder ungenügende VD, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, auch kein Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt und die Buchführung in diesem Fall auch nicht verworfen werden kann. Da aber die Ergebnisse einer Betriebsprüfung nicht vorweggenommen werden können, ist es nicht zu empfehlen auf eine VD zu verzichten.
Außerdem sollte die positive Auswirkung auf den Prüfungsverlauf durch das Vorlegen einer VD bereits zu Beginn einer Betriebsprüfung, nicht unterschätzt werden.
Unser Vorgehen zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation:
- Wir erfassen den Ist-Zustand Ihres Unternehmens.
- Detailliert klären wir Sachverhalte und Prozesse im Dialog und mit Hilfe von Fragebögen.
- Wir machen auf Mängel hinsichtlich der GoBD aufmerksam und verbessern dahingehend Ihre Prozesse.
- Wir erstellen Ihre Verfahrensdokumentation.
- Gemeinsam halten wir Ihre Verfahrensdokumentation aktuell und verbessern fortlaufend Ihre Tax Compliance.
Falls Sie sich bereits dazu entschieden haben eine Verfahrensdokumentation in Zusammenarbeit mit uns zu erstellen, dann können Sie folgenden Fragebogen herunterladen und uns ausgefüllt zur Verfügung stellen.